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API-Anbindung: Ausgabe 07/2020, 07.05.2020

Auf dem Weg zur automatisierten Beschaffung

Bei der Beschaffung von Elektronik-Komponenten zählen bei ESO Electronic oft nicht Tage, sondern Stunden oder Minuten. Deshalb verfolgt der EMS-Dienstleister konsequent den Weg, den Prozess zu digitalisieren und damit zu automatisieren.

Autor: Andrea Bissinger, Director Sales Global bei Rutronik24

Bilder: Adobe-Stock; Rutronik

Ein Schwerpunkt bei ESO Electronic liegt auf Rapid Prototyping. So gehört es zum normalen Betriebsalltag, innerhalb von fünf Tagen für über 200 Kunden komplett bestückte Leiterplatten zu liefern. Wenn jedes einzelne Bauteil, das hier zum Einsatz kommt, manuell bei verschiedenen Distributoren angefragt, Preise und Verfügbarkeiten verglichen und Bestellungen aufgeben werden müssen, ist das einzig mit sehr viel Manpower möglich. Um nur für einen einzelnen Artikel alle nötigen Informationen auf den Webshops von mehreren Distributoren einzuholen, und gegebenenfalls  Details telefonisch oder per Mail zu klären, benötigt ein Einkäufer mehrere Minuten. Geht es um 100 Bauteile, summiert sich die Recherche auf viele Stunden. «Nicht nur, dass es extrem lange dauert – die manuelle Arbeit bietet überhaupt keinen Mehrwert und die Zeit könnte für strategische Aufgaben wesentlich sinnvoller genutzt werden», erklärt Dominik Ottenbreit, Geschäftsführer ESO Germany.

Positiver Aspekt mit einem Haken
Hinzu kommt: Mit der grossen Mehrzahl seiner Lieferanten pflegt ESO Electronic bereits langjährige Geschäftsbeziehungen. Dieser positive Aspekt hat bei der herkömmlichen Art der Beschaffung allerdings auch einen Nachteil: Den Einkäufern fallen bei bestimmten Produkten oder Produktgruppen gleich ganz bestimmte Distributoren ein. Das hat dazu geführt, dass andere Lieferanten für diese Komponenten gar nicht angefragt wurden – selbst wenn sie die gefragten Bauteile inzwischen im Portfolio haben und vielleicht sogar attraktivere Konditionen bieten.

Selbst entwickeltes Warenwirtschaftssystem
Um den Beschaffungsprozess weitgehend zu automatisieren, auf diese Weise erheblich zu beschleunigen und transparent stets alle relevanten Distributoren anzufragen, hat ESO ein eigenes Warenwirtschaftssystem entwickelt. Das Programm enthält für jeden Distributoren und Lieferanten speziell geschriebene Software, die sich an deren verschiedene APIs (Application Programming Interface) andockt. Über diese Schnittstelle lassen sich Informationen 1:1 maschinenlesbar übertragen.  Damit hat ESO die Voraussetzungen geschaffen, um automatisierte Anfragen an eine ausgewählte Zahl von Distributoren zu senden.

Relevante Daten auf einen Blick
Das System von ESO Electronic ist jedoch erst die halbe Miete: Nur wenn die Distributoren die entsprechenden Daten ebenfalls in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und eine API haben, funktioniert der Datenaustausch. Rutronik24 bietet seit 2016 über den Webshop rutronik24.com eine API. Hierfür genügt es, nach dem Login respektive nach der Registrierung das API-Manual herunterzuladen und den persönlichen API-Key anzufragen. Diesen gibt man über den Browser ein und erhält im XML- oder JSON-Format den Stück- und Staffelpreis in verschiedenen Währungen, den tagesaktuellen, freien Lagerbestand und die Standardlieferzeit, Mindestbestellmenge sowie Verpackungseinheit und -art (Bulk, Reel, Tube), die Gehäuse-/Bauform, den Beschreibungstext für das Produkt sowie den Rutronik-Matchcode.  

Vorreiter in der API-Nutzung
ESO Electronic gehörte zu den ersten Rutronik24-Kunden, die die API nutzten, und hat deren Weiterentwicklung aktiv mit vorangetrieben. «Sie ist sehr klar geschrieben und einfach gehalten, die Dokumentation leicht verständlich, so dass wir die Anbindung innerhalb weniger Tage realisiert hatten. Wenn es mal technische Fragen gab, stand uns immer ein Ansprechpartner zur Verfügung», beschreibt Dominik Ottenbreit.

Reaktionszeiten erheblich reduziert
Anfangs waren die Antwortzeiten der API mit bis zu 30 Sekunden jedoch noch relativ lang. Dominik Ottenbreit hat das Thema bei einem Besuch bei Rutronik24 in Ispringen angesprochen. Der Team Leader Field Sales bei Rutronik24, Marek Fuchs, erinnert sich: «Wir haben von ESO einige Auswertungen bekommen, was uns bei der Optimierung des Systems sehr geholfen hat. So konnten wir die Antwortzeiten ziemlich schnell erheblich reduzieren.» Heute liegen sie in der Regel unter einer Sekunde. Der Einkäufer erhält innerhalb weniger Sekunden eine Liste mit Preis und Verfügbarkeit von jedem Lieferanten, wobei der günstigste Preis ganz oben und hervorgehoben erscheint, daneben der marktübliche Preis zum Vergleich. Damit sind in kürzester Zeit komplette Stücklisten bepreist und das System wählt automatisch die entsprechenden Lieferanten. Bei projektbezogenen und kostspieligen Artikeln ist allerdings nach wie vor manuelles Handeln erforderlich, denn hier können Preise erst dann geliefert werden, wenn der Hersteller die entsprechenden Informationen an den Verkauf weitermeldet.

Einer der wichtigsten Lieferanten
Derzeit fallen bei ESO Electronic in drei Monaten durchschnittlich über 100'000 API-Anfragen an. Dabei erhält der EMS-Dienstleister bei Rutronik24 immer automatisch seine attraktiven individuellen Preise. «Aufgrund der API-Integration und der ausgezeichneten, intensiven Betreuung durch die Aussen- und Innendienstmitarbeiter ist Rutronik24 in den letzten drei Jahren zu einem unserer wichtigsten Lieferanten geworden», erklärt Dominik Ottenbreit.  

Nächste Stufe:  Automatische Bestellung
Mit der automatisierten Anfrage ist jedoch noch nicht Schluss, ESO Electronic hat bereits die nächste Stufe im Blick. Dann soll der im ESO-Warenwirtschaftssystem erzeugte Warenkorb auch die Bestellung über die API bei Rutronik24 auslösen. Bislang muss diese noch manuell eingegeben werden.

Infoservice
Rutronik Elektronische Bauelemente AG
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ESO Electronic hat ein eigenes Warenwirtschaftssystem entwickelt, mit welchem der Beschaffungsprozess weitgehend automatisiert wird.


Die Prozesskette konnte erheblich beschleunigt werden